ZÁKLADNÍ PRAVIDLA A PODMÍNKY
ÚČASTI NA VELETRHU

I. Pořadatel
ITEA s.r.o., veletržní agentura, se sídlem Jarníkova 1880, 148 00 Praha 4 - Chodov (dále jen ITEA)
II. Vystavovatel
Právnické a fyzické osoby, kterým ITEA potvrdila účast na veletrhu či doprovodném programu.
III. Přihlášení na veletrh a přidělení ploch
III.1. Řádně vyplněná objednávka na přijetí a umístění expozice zaslaná ITEA je pro objednavatele závazná. Vystavovatel souhlasí s podmínkami a pravidly uvedenými v této Objednávce - Přihlášce. Jakékoli dodatečné změny jsou závazné pouze tehdy, jsou-li písemně potvrzeny oběma stranami.
III.2. Po obdržení úhrady zálohy na pronájem plochy ve stanovené výši a celého registračního poplatku přidělí ITEA vystavovateli objednanou plochu a číslo stánku. Následně vystaví zálohovou fakturu na doplatek celého pronájmu včetně výše příslušné DPH. Zaplacení celého pronájmu a registračního poplatku je podmínkou předání výstavní plochy ve stanoveném termínu. Priorita umístění je nabízena vystavovatelům podle termínu závazného potvrzení účasti.
III.3. Přidělená plocha nesmí být vystavovatelem dále pronajímána jakékoli třetí osobě. Výjimku tvoří společná účast několika firem v jedné expozici. V tomto případě je vystavovatel povinen uhradit za každou další firmu registrační poplatek spoluvystavovatele.
III.4. V případě nezaplacení celého pronájmu v termínu splatnosti uvedeném na faktuře je prodlení vystavovatele podstatným porušením jeho smluvní povinnosti a ITEA je oprávněna od smlouvy odstoupit.
IV. Nájemné za výstavní plochu, registrační poplatek
IV.1. Nájemné kryté i předváděcí plochy je uvedeno v objednávce na přijetí a umístění expozice. Nájemné se stanoví podle rozměru plochy a každý započatý metr čtvereční se účtuje jako celý.
IV.2. Registrační poplatek vystavovatele a spoluvystavovatele zahrnuje následující položky:
- zařazení základních dat do katalogu akce a do info systému,
- 1 výtisk katalogu zdarma,
- montážní průkazy,
- vystavovatelské průkazy,
- pozvánky na vstup pro obchodní partnery,
- účast na Společenském setkání s vystavovateli.
V. Platební a sankční podmínky
V.1. Vystavovatel se zavazuje uhradit ITEA veškeré faktury do dne splatnosti uvedeného na faktuře. Pro případ, kdy vystavovatel neuhradí vyfakturovanou částku nejpozději v den splatnosti uvedený na faktuře, sjednávají smluvní strany smluvní penále ve výši 0,1 % za každý den prodlení ze včas nezaplacené částky.
V.2. V případě, že vystavovatel odvolá svoji účast na veletrhu, uhrazená částka nájemného se nevrací a zůstává ITEA jako smluvní penále.
V případě, že vystavovatel písemně stornuje objednanou plochu nebo její část, je smluvní penále
a) po uzávěrce přihlášek ve výši 50% z pronájmu objednané plochy,
b) v době kratší než 2 měsíce před zahájením veletrhu ve výši celého nájemného.
Registrační poplatek propadá vždy v plné výši.
VI. Realizace a likvidace výstavních expozic
- body VI.1-VI.8. - podrobnosti a termíny v "Manuálu vystavovatele"
VI.1. Vystavovatel má právo objednat stavbu stánku a další služby související s vybavením stánku u jakékoli realizační firmy. Vystavovatel má právo využít vlastní stánek a vybavení.
VI.2. Maximální výška expozic včetně poutačů je 3 metry, výjimky povoluje pouze ITEA. Expozice musí splňovat podmínky požární ochrany. Patrové expozice již ve stádiu projektu musí být předloženy ITEA ke schválení.
VI.3. V případě, že realizační firmou není přímo ITEA, je vystavovatel povinen předložit ITEA ve stanovené lhůtě před zahájením přípravy ke schválení projekt expozice. Architektonické ztvárnění expozice nesmí omezovat okolní expozice.
VI.4. Vystavovatel je povinen dodržet vyznačené umístění ve výstavních prostorách. Změnu umístění výstavního stánku eventuelně stavbu atypického stánku musí vystavovatel dohodnout s ITEA.
VI.5. Přívod elektrické energie, vody a telefonu může vystavovatel objednat výhradně u ITEA ve stanoveném termínu před veletrhem.
VI.6. Vystavovatel může provádět montáž vlastního stánku pouze v termínu stanoveném ITEA. Při realizaci expozic vystavovatel plně odpovídá za činnost jím pověřené realizační firmy ve výstavním areálu.
VI.7. Vystavovatel (resp. jím pověřená firma) nesmí likvidovat exponáty a expozici před ukončením veletrhu.
VI.8. Vystavovatel odpovídá za výstavní plochu a veškerá zařízení pronajatá ITEA a je povinen je předat po skončení akce neporušené. Poškodí-li nebo znečistí-li vystavovatel výstavní plochy, výstavní areál či zařízení zapůjčené ITEA, je povinen uhradit ITEA způsobené škody v plné výši.
VII. Prezentace
VII.1. Vystavovatel má nárok na publikaci základních údajů v abecedním seznamu vystavovatelů a v katalogu akce. Vystavovatel má právo uveřejnit další údaje o své firmě a inzerci v katalogu v případě objednání do stanoveného termínu uzávěrky.
VII.2. Vystavovatel je oprávněn propagovat své výrobky pouze ve vlastní expozici. Vystavovatel svojí prezentací nesmí rušit nebo omezovat okolní expozice. Mimo expozice je možné umisťovat a distribuovat plakáty, reklamní štíty a jiné propagační prostředky pouze na místech určených ITEA za zvláštní poplatky. ITEA může prezentace zakázat nebo omezit v případě, že způsobují hluk, prach, zplodiny, otřesy a ruší provoz akce.
VII.3. Vystavovatelé jsou povinni dodržet čas příchodů a odchodů do, respektive z výstavních prostor. Vystavovatelé jsou povinni nosit viditelně vystavovatelské průkazy po celou dobu konání veletrhu.
VIII. Ztráty a pojištění
VIII.1. ITEA neodpovídá vystavovateli ani jeho spoluvystavovateli za ztrátu, zničení či jakékoli poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, zboží, obalů a balicího materiálu. ITEA zajišťuje všeobecnou noční ostrahu výstavních prostor. V případě odcizení exponátů je vystavovatel povinen nahlásit tuto skutečnost na Policii a náhrada škody je možná pouze prostřednictvím pojišťovny vystavovatele. Vystavovatel k tomu účelu může uzavřít pojištění svých exponátů, zařízení expozice, vystaveného zboží a materiálu.
VIII.2. Vystavovatel má možnost objednat si u ITEA hlídací službu svého stánku.
IX. Závěrečná ustanovení
IX.1. V případě, že ITEA v důsledku jí nezaviněných okolností (vis major) nemůže zahájit veletrh a zajistit jeho konání v plném rozsahu či části, uvědomí o tom bez odkladu vystavovatele. Veškeré závazky vzniklé z uzavřené smlouvy o účasti vystavovatele zanikají a vystavovateli nepřísluší žádný nárok na náhradu vzniklých škod.
IX.2. Veškeré změny a dodatky smluvního vztahu mohou platně nastat pouze písemným ujednáním.
IX.3. Jakékoli nároky ze strany vystavovatele vůči ITEA musí být uplatněny u zodpovědného pracovníka ITEA písemnou formou ihned po zjištění závady, max. poslední den konání veletrhu, jinak jeho právo zaniká.
IX.4. Smluvní vztahy se řídí českým právem.